Um eine Strategie auszuführen, müssen Änderungsprogramme geliefert werden. Das Verwalten von Portfolios von Programmen und Projekten ist eine komplexe Aufgabe, die viele verschiedene Rollen umfasst und bei Führungskräften und anderen Stakeholdern ein starkes Gefühl der Bindung hervorruft.
Die zugrunde liegenden Prinzipien des Portfoliomanagements werden für jede der drei Prozessgruppen des Portfoliomanagements entwickelt: Definieren, Ausrichten sowie Autorisieren und Steuern von Prozessgruppen.
Ein Portfolio ist eine Sammlung von Programmen, Projekten oder Operationen, die als Gruppe verwaltet werden, um strategische Ziele zu erreichen. Seine Komponenten müssen nicht unbedingt voneinander abhängig sein oder verwandte Ziele haben, aber sie sind quantifizierbar, sie können gemessen, eingestuft und priorisiert werden. Ein Portfolio existiert, um eine oder mehrere Organisationsstrategien und -ziele zu erreichen, und kann aus einer Reihe vergangener, aktueller und geplanter Komponenten bestehen. Eine Organisation kann mehr als ein Portfolio haben, von denen jedes unterschiedliche Organisationsstrategien behandelt. Vorgeschlagene Initiativen sind als Portfolio strukturiert und die Komponenten werden identifiziert, bewertet, ausgewählt und autorisiert.
Das Management von Veränderungen erfordert eine klare Vision des zukünftigen Zustands. Strategische Initiativen umfassen häufig eine Kombination aus einem oder mehreren der folgenden Elemente: Neue Produkte, neue Geschäftsmodelle, neue Funktionen, neue Märkte, neue Kanäle, neue Wertschöpfungsmöglichkeiten, bahnbrechende Plattformen.
Alle relevanten Stakeholder müssen in die Entwicklung und Ausführung der einzelnen Komponenten der Portfolios einbezogen werden. Eine Portfolioanalyse, bei der Abhängigkeiten und potenzielle Konflikte identifiziert werden, muss in eine Portfolio-Roadmap aufgenommen werden, die eine strategische Ausrichtung auf hoher Ebene vorsieht. Ein klarer Weg vom aktuellen zum zukünftigen Zustand mit chronologischen Daten und Abhängigkeiten ermöglicht die Verwaltung des Portfolios. Die Portfolio-Roadmap muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um die Ausrichtung bei Änderungen sicherzustellen.
Das Portfoliomanagement befasst sich hauptsächlich mit der Definition und Bewertung der Ergebnisse von Veränderungsinitiativen. Das Ergebnis dieser Änderungen wird auf Portfolioebene kontinuierlich bewertet.
Alle Teilportfolios, Programme und Projekte sind in gewissem Umfang mit Veränderungen verbunden, die von geringfügigen oder evolutionären Veränderungen wie der Einrichtung eines neuen Berichtssystems bis hin zu revolutionären Veränderungen wie der Fusion mit einem anderen Unternehmen oder der Übernahme eines anderen Unternehmens oder dem Ersatz interner IT-Server durch eine Cloud-basierte Lösung reichen.
Organisationen und Personen haben eine begrenzte Fähigkeit, Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu absorbieren. Häufig kann neben dem engagierten Personal ein erheblicher Beitrag aus dem täglichen Betrieb erforderlich sein. Wenn Menschen auch aufgefordert werden, ihre Arbeitsweise zu ändern, spielen drei Hauptfaktoren eine Rolle: Fähigkeit der Menschen, die Veränderung zu absorbieren, potenzieller Widerstand gegen die Veränderung, unbeabsichtigte Auswirkungen der Veränderung.
Das Portfoliomanagement kann entweder als taktisch oder als strategisch eingestuft werden. Taktisches Portfolio Management befasst sich mit einzigartigen Organisationsstrategien und -zielen. Die nicht verwandten Projekte und Programme werden häufig als Teilportfolios klassifiziert. Taktisch müssen Unternehmen an den richtigen Projekten arbeiten, Ressourcen optimal zuweisen und sicherstellen, dass die Projekte im Zeitplan und im Budget liegen.
Mit dem strategischen Portfoliomanagement wird ermittelt, ob die ausgewählten Projekte, Unterportfolios und Programme mit den Strategien des Unternehmens übereinstimmen und die erwarteten Werte realisieren. Das strategische Portfolio wird kontinuierlich evaluiert, um festzustellen, ob die Organisation auf der Grundlage ihrer aktuellen Strategie die richtigen Initiativen ergreift.